Personvernerklæring

Personvernserklæring for Stabekk Tennisklubb 

Denne personvernerklæringen forteller hvordan Stabekk Tennisklubb, organisasjonsnummer 971 949 259, heretter «idrettslaget», samler inn og behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen retter seg mot medlemmer, herunder mindreårige medlemmers foresatte og frivillige (herunder tillitsvalgte, trenere, oppmenn og andre frivillige). Idrettslaget ved øverste leder er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av idrettslaget. Det daglige ansvaret er delegert til daglig leder. Personvernerklæringen som følger under inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger gjennom idrettslaget og generell informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.  Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.   Idrettslaget samler inn og behandler personopplysninger for å kunne oppfylle våre plikter overfor medlemmer og frivillige, for å administrere idretten, og oppfylle de krav som stilles til oss som ansvarlig for behandling av personopplysninger. Personopplysninger vi behandler hentes i all hovedsak fra den registrerte selv, men i noen tilfeller henter vi også opplysninger fra tredjepart. Det kan være kilder fra offentlige registre eller myndigheter. Vi vil alltid varsle om slik innhenting i forkant, med mindre innsamling av opplysningene er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller det er opplagt at den registrerte allerede har informasjon om innhentingen.  

De fleste opplysningen vi har om deg er opplysninger vi innhenter når du melder deg inn i klubben (medlemskap) eller melder deg på aktiviteter (kurs, camper og turneringer).

Hvilke personopplysninger behandler vi:

Registrering av opplysningene over er en forutsetning for deltagelse på aktiviteter (tennisskole, voksenkurs og for medlemskap). 

Behandling av personopplysning for personer under 16 år

Ettersom vi behandler personopplysninger for person under 16 år innhentes samtykke på lagring av disse fra den som har foreldreansvar.

Utlevering av personopplysninger - Overføring av personopplysninger til tredjepart
Dine personopplysninger behandles konfidensielt og det er bare de i idrettslaget som har et tjenstlig behov for å behandle personopplysningene som vil ha tilgang til dem. Som hovedregel vil dine personopplysninger ikke deles med noen utenfor idrettslaget.  Opplysninger om deg vil lagres i Idrettens sentrale database, hvor Norges idrettsforbund og dets organisasjonsledd har tilgang. Du kan selv administrere hvilke opplysninger som er tilgjengelig i databasen ved å logge deg inn på «Min Idrett». For behandlingen av personopplysningene som inngår i idrettens sentrale database foreligger det et felles behandlingsansvar mellom NIF og dets organisasjonsledd. For å sikre en trygg behandling av personopplysningene, har organene opprettet en ordning for å sikre etterlevelse av personvernregelverket. Denne ordningen er nærmere beskrevet i NIFs personvernerklæring. Personopplysninger kan bli gjort tilgjengelig for tredjepart som hjelper oss med å drifte idrettslaget, eksempelvis den tekniske driften av våre IT- og regnskapssystemer.  

Når tredjeparter gis tilgang til personopplysninger på denne måten inngås databehandleravtaler slik at vi sikrer at tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning.  Det kan også være at vi deler dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere dersom du har gitt ditt samtykke til dette, eller vi er forpliktet til dette etter lov (eksempelvis Skatteetaten og NAV).  

Hvilke personopplysninger behandler vi?
Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å administrere medlemskap eller frivillighet i idrettslaget. Opplysninger vi registrerer er i hovedsak begrenset til navn, fødselsdato, telefonnummer, epostadresse, postadresse, statsborgerskap, kjønn, idrettens personID, familietilknytninger, lisenser/forsikringer, overganger, kurs/kompetanse, roller og verv, om politiattest er fremvist, at medlems- og treningsavgift er betalt og tilknytning til konkurranseaktivitet. Vi kan også behandle personopplysninger som ditt bilde. Dersom det er nødvendig vil også andre personopplysninger kunne registreres, og vi vil i slike tilfeller informere om dette.  I forbindelse med deltakelse i arrangementer der det vil bli servert mat, kan vi samle inn informasjon om allergier og matpreferanser. På trening eller under arrangementer vil det også kunne behandles opplysninger om treningsresultater, prestasjon og progresjon. I noen tilfeller vil slike opplysninger være å regne som særlige kategorier av opplysninger og vi vil kun behandle slike opplysninger i den utstrekning vi har tillatelse til det.

Informasjonskapsler
Vi benytter informasjonskapsler (cookies) på vår hjemmeside. En informasjonskapsel er en liten tekstfil og vår nettside vil alltid spørre din nettleser om å få lagre kapselen på din maskin. Vi gjør dette for at vi skal huske dine handlinger, preferanser og hvor ofte du har vært på vår hjemmeside. Dette gjør det igjen mulig for oss å gi deg som bruker bedre tilgang til ulike funksjoner. Videre bruker vi også informasjonskapsler på sidene våre for at vi skal kunne føre statistikk over hvor ofte vårt nettsted generelt brukes.  Du kan administrere innstillingene for informasjonskapsler i din nettleser.  

Når vi behandler personopplysninger på andre grunnlag enn medlemsavtalen eller ditt samtykke har vi foretatt en vurdering av om formålet med bruken av dine personopplysninger er forholdsmessig sammenlignet med ditt personvern. Våre berettigede interesser omfatter muligheten til å allokere ressurser etter behov, utvikle tilbud til medlemmene og en god administrering av idretten innenfor idrettslaget.  Ved bruk av samtykke som behandlingsgrunnlag vil vi gjøre bruk av vårt eget samtykkeformular slik at vi får innhentet et gyldig samtykke. Dette gjelder blant annet for de spesielle kategoriene av personopplysninger som vi i noen tilfeller behandler.  

Sletting av personopplysninger

Sletting av personopplysninger skjer når:

  1. Stabekk Tennisklubb ikke lenger har behov for å behandle personopplysninger
  2. Medlemsopplysninger slettes 12 mnd etter at medlemmet er meldt ut av klubben.
  3. Opplysninger gitt ved påmelding til kurs slettes senest 12 med etter at kurset er avsluttet.
  4. Opplysninger gitt ved påmelding til camper slettes etter senest 12 med at campen er avsluttet og deltagelse er fakturert.
  5. Opplysninger gitt ved påmelding til andre aktiviteter slettes senest 12 mnd etter at aktiviteten er avsluttet og deltagelse er fakturert.
  6. Når en person ønsker å få informasjon slettet som ikke er personopplysninger nødvendig for behandling. 

Hvem får tilgang til dine personopplysninger?

Stabekk Tennisklubb selger ikke personopplysninger til en tredjepart, og vi videreformidler heller ikke denne informasjonen. Stabekk Tennisklubb er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene som beskrevet ovenfor.

Som de fleste andre nettsteder bruker vår hjemmeside cookies for å kunne analysere og ta ut statistikk, slik at vi kontinuerlig kan forbedre brukeropplevelsen av nettsidene våre. En informasjonskapsel, eller 'cookie', er en liten tekstfil som lagres i nettleserens minne. Denne er ikke skadelig og kan ikke inneholde virus eller programmer. Disse brukes kun til å ivareta brukervalg du gjør på siden. Enkelte av disse opplysningene kan sees på som personopplysninger på innsamlingstidspunktet, slik som din IP-adresse. Brukere av hjemmesiden blir bedt om å godkjenne bruken av cookies. 

I tillegg til hjemmesiden bruker vi disse eksterne tjenestene i forbindelse med markedsføring av klubben:

Facebook, Instagram, Twitter og Campaign

Facebook og Instagram er våre største markedsføringskanaler. Vi bruker Facebook og Instagram for å for å nå flest mulig av våre kunder. Vi innhenter ingen informasjon om våre kunder via disse kanalene, men vi publiserer bilder fra våre aktiviteter til bruk i markedsføringen. Vi sender ut nyhetsbrev via Campaign.

Systemer vi bruker og hvor enkelte personopplysninger blir lagret.

Kort oppsummert hva bruker vi dine personopplysninger til?

Dine rettigheter:

Innsyn: Du kan sende oss en forespørsel om innsyn i vår behandling av dine personopplysninger. I de fleste tilfeller vil opplysningene vi har lagret om deg vises ved innlogging på MinIdrett.  

Retting: Dersom du mener opplysningene vi har lagret om deg ikke er riktige (f. eks. epostadresse eller verv) kan du når som helst be om at vi retter dette. Du kan også foreta rettinger ved innlogging på MinIdrett.  

Protestere
: Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger, kan du protestere mot behandlingen.  

Trekke ditt samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke om at vi kan lagre og behandle dine personopplysninger, der slikt samtykke er avgitt. Dette gjelder eksempelvis publisering av bilder.  

Sletting: Dersom du protesterer mot behandlingen av dine personopplysninger, eller du trekker tilbake ditt samtykke, vil informasjon som vi har lagret om deg vil bli slettet under den forutsetning at vi ikke har annet grunnlag for å beholde disse. Dersom du ønsker dine personopplysninger slettet under andre omstendigheter, kan du enkelt rette en henvendelse til oss om dette.  

Dataportabilitet: Du har rett til å kreve dataportabilitet for opplysninger om deg selv som du har gitt til idrettslaget, og som har behandlingsgrunnlag i samtykke eller avtale. Dette omfatter eksempelvis opplysninger som administreres under ditt medlemskap eller bilder. Dersom du ønsker å utøve din rett til portabilitet vil de aktuelle opplysningene om deg bli sendt deg, eller en tredjepart som du utpeker så fremt dette er teknisk mulig.  

Rett til å begrense behandlingen: Dersom du ønsker at vi skal begrense behandlingen av dine personopplysninger, kan du be om dette.  

Rett til å klage til en tilsynsmyndighet: Dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger skulle være i strid med personvernforordningen, eller personvernregelverket for øvrig, har du rett til å klage på dette til Datatilsynet. Klager kan leveres på deres nettsider; www.datatilsynet.no. Dersom det er ønskelig med mer informasjon om vår behandling av personopplysninger, kan vi kontaktes på Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den..    Endringer i vår personvernerklæringen Vi kan endre på personvernerklæringen fra tid til annen etter eget skjønn. Når vi gjør endringer i denne erklæringen vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden, og en modifisert personvernerklæring har virkning fra revisjonsdatoen. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom denne personvernerklæringen for å være informert om hvordan vi beskytter din informasjon.